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Quando o síndico precisa contratar uma empresa cujo valor dos serviços é elevado: Cuidados e documentos essenciais

Os cuidados para contratar um prestador de serviço

A contratação de serviços de valor elevado é uma das responsabilidades mais delicadas do síndico. Erros nesse processo podem gerar prejuízos significativos e até mesmo questionamentos legais por parte dos condôminos. Para garantir a transparência e segurança da contratação, é fundamental seguir uma série de cuidados, bem como solicitar documentações importantes da empresa prestadora de serviços. Vamos entender melhor quais são esses passos:


1. Realização de cotação e busca de orçamentos

Antes de contratar qualquer empresa, o síndico deve buscar pelo menos três orçamentos diferentes. Essa prática não só promove a comparação de valores e condições, como também traz mais transparência para o processo de tomada de decisão. Alguns pontos a serem observados:


Solicitar detalhes sobre os materiais a serem utilizados, prazo de execução e forma de pagamento.

Verificar se o valor inclui todas as despesas, como taxas de deslocamento ou extras.

Garantir que a proposta esteja alinhada às necessidades do condomínio.


2. Documentações essenciais para solicitar

A documentação das empresas prestadoras de serviços é um fator decisivo para avaliar sua idoneidade e capacidade técnica. Entre os documentos que o síndico deve solicitar estão:


CNPJ: A verificação do CNPJ ativo é fundamental para garantir que a empresa está regularizada.

Contrato Social: Importante para verificar a constituição da empresa e identificar os sócios responsáveis.

Comprovante de Regularidade Fiscal: Isso inclui documentos como Certidões Negativas de Débitos (CNDs), que comprovam que a empresa está em dia com suas obrigações fiscais.

Alvarás e Licenças: Dependendo do tipo de serviço, a empresa deve apresentar licenças específicas para operar em determinada área.

Seguro de Responsabilidade Civil: Se o serviço envolver riscos, é fundamental que a empresa tenha seguro para cobrir possíveis danos a terceiros.

Atestado de Capacidade Técnica: Esse documento comprova que a empresa já executou serviços semelhantes com sucesso.


3. Certidões negativas a solicitar

Certidões negativas são documentos que comprovam que a empresa não possui pendências ou dívidas com órgãos governamentais. Entre as mais importantes, destacam-se:


Certidão Negativa de Débitos (CND) da Receita Federal: Confirma que a empresa está regular com suas obrigações fiscais.

Certidão de Regularidade do FGTS (CRF): Mostra se a empresa tem débitos relacionados ao FGTS de seus funcionários.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT): Importante para garantir que a empresa não tem ações trabalhistas em aberto.

Certidão de Tributos Municipais: Essencial para assegurar que a empresa está em dia com os tributos de sua localidade.

4. Cuidados no processo de contratação

Além de solicitar orçamentos e documentações, o síndico deve seguir algumas boas práticas para evitar problemas durante e após a prestação de serviços:


Formalização de contratos: Nunca realize a contratação apenas com base em conversas informais. Todo o acordo deve ser formalizado por meio de um contrato que defina o escopo do serviço, prazos, condições de pagamento e penalidades em caso de descumprimento.


Participação de um advogado: Para garantir que o contrato esteja bem elaborado e atenda a todos os aspectos legais, a participação de um advogado especializado é essencial. Ele poderá assegurar que as cláusulas estejam de acordo com a legislação vigente e proteger o condomínio contra eventuais problemas, como atrasos na execução do serviço, qualidade inferior ao prometido ou descumprimento do contrato. O advogado também pode ajudar na redação de cláusulas de penalidade, rescisão e garantia de execução.


Consulta de referências: Verifique o histórico da empresa, consultando outros condomínios que já tenham contratado os mesmos serviços. Avaliações de clientes anteriores são ótimos indicadores da confiabilidade da empresa.


Vistorias e acompanhamento: Durante a execução do serviço, o síndico ou algum representante do condomínio deve acompanhar o andamento da obra ou do serviço prestado, garantindo que tudo ocorra conforme o acordado.


5. Onde buscar empresas confiáveis?

Encontrar empresas confiáveis pode ser um desafio, mas existem algumas fontes seguras para essa busca:

Plataformas de avaliação online: Sites como Reclame Aqui e Google Avaliações podem ser úteis para checar a reputação de empresas.

Redes de síndicos: Participar de redes ou fóruns de síndicos é uma excelente forma de trocar experiências e recomendações sobre prestadores de serviços.

Portais especializados em condomínios: Algumas empresas focam exclusivamente no atendimento a condomínios, o que pode ser um diferencial no entendimento das necessidades e regras específicas desse tipo de empreendimento.


Conclusão

Contratar serviços de valor elevado exige planejamento, atenção aos detalhes e uma boa dose de pesquisa. Ao seguir as orientações acima e contar com o apoio de um advogado na elaboração do contrato, o síndico garante que está tomando todas as medidas para proteger o patrimônio do condomínio e evitar surpresas desagradáveis no futuro.


Por:

Airton Roxo

Ceo Click Síndico

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